Excel vs. professionelles MES: Ab wann Tabellen zur Kostenfalle werden

Excel ist in vielen Fertigungen der erste Schritt Richtung Digitalisierung: schnell installiert, flexibel, „kennt jeder“. Für ein, zwei Linien und engagierte Mitarbeitende funktioniert das oft erstaunlich gut.

Aber: Ab einer bestimmten Komplexität wird Excel zum Risiko – und am Ende teurer als ein professionelles MES. Genau diese Schwelle adressiert dieser Artikel: Wann kippt die Kosten-/Nutzenrechnung? Und warum lohnt sich der Umstieg auf ein Cloud-MES wirtschaftlich und organisatorisch.

Warum Excel in der Produktion so beliebt ist

Gerade im Mittelstand ist Excel oft Standard für:

• Schicht- und Stillstandsprotokolle
• OEE- und Ausbringungsreports
• Qualitätsaufzeichnungen (Prüfpläne, SPC, Ausschusslisten)
• Energie- und Verbrauchslisten
• manuelle Rückverfolgbarkeit („Wo steckt welches Los?“)

Vorteile:

• Lizenz ohnehin vorhanden
• Flexibel: Tabellen, Pivot, kleine Makros
• Low-IT: kaum Abstimmungen mit der IT nötig
• Fachbereich kann vieles selbst bauen

Das Problem: Diese Vorteile gelten hauptsächlich in einem frühen Reifestadium – mit wenigen Linien, wenigen Nutzer:innen und überschaubarer Variantenvielfalt.

Wo Excel in der Fertigung an Grenzen stößt

Fehleranfälligkeit & „Key-Person-Risiko“

Excel basiert in der Produktion fast immer auf manueller Datenerfassung, Copy & Paste und individuellen Formeln.

Typische Risiken:

• Formelfehler (eine falsche Zelle referenziert, Formel nicht mit nach unten gezogen, etc.)

• Version-Chaos („Final_v3_neu_neu.xlsx“ auf irgendwelchen Netzlaufwerken)

• Schlüsselpersonen: Nur eine Person versteht die Logik (Makros, VBA, VLOOKUPs…). Fällt sie aus, steht das Reporting still.

• Keine saubere Audit-Historie: Änderungen an Werten oder Formeln sind kaum nachvollziehbar.

In einem professionellen MES werden Kennzahlen durchgehend automatisiert aus Maschinensignalen, Auftragsdaten und Prozesswerten erfasst. KPIs wie OEE, Verfügbarkeit, Leistung, Qualität oder Stillstände werden systematisch berechnet und in Dashboards visualisiert – ohne manuelles „Zusammenklicken“.

Das reduziert Fehler und Key-Person-Risiken dramatisch.

Keine Echtzeit, sondern Excel-Schnappschüsse

Excel bildet immer nur einen Zeitpunkt ab: nach Schichtende, nach Tagesabschluss, nach manuellem Export.

Das führt zu:

• Reaktiver Steuerung: Probleme werden erst am nächsten Tag sichtbar.
• Verpassten OEE-Potenzialen: Stillstände, Störungs-Hotspots oder Qualitätsdrifts werden zu spät erkannt.
• „Reporting für die Schublade“: Kennzahlen dienen mehr als Pflichtreporting als zur aktiven Steuerung.

Ein Cloud-MES wie SYMESTIC arbeitet dagegen in Echtzeit:

• Lückenlose Erfassung von Stückzahlen, Taktzeiten, Verfügbarkeiten, OEE und anderen KPIs
• Live-Dashboards über Linien, Schichten und Standorte hinweg
• Trendanalysen und Drilldowns für Lean-/OPEX-Initiativen

So können Produktionsleitung und Shopfloor-Teams in der Schicht eingreifen – nicht erst in der nächsten.

Daten-Silos statt einheitlicher Sicht

In Excel entstehen fast zwangsläufig Daten-Silos:

• Jede Linie / jeder Meister hat eigene Dateien
• Qualität, OEE, Energie und Instandhaltung sind getrennte Listen
• Konsolidierung für Werke, Regionen oder das Management ist manueller Aufwand

Folgen:

• Intransparenz: Es gibt keine „Single Source of Truth“.
• Widersprüche: Zahlen aus OEE-Listen passen nicht zu Qualitätsreports.
• Reporting-Aufwand: Stunden- bis Tage(!)lange Aggregation für Monats- oder Managementberichte.

SYMESTIC legt alle relevanten Produktionsdaten (KPIs, Alarme, Prozessdaten, Energie, Headcount, etc.) auf einer zentralen, cloud-nativen Plattform ab und stellt sie rollenspezifisch bereit – vom Bedienerterminal bis zum globalen Management-Dashboard.

Das ersetzt viele Insellösungen durch ein einziges, konsistentes Datenmodell.

Skalierung: Vom „praktischen Tool“ zur unbeherrschbaren Excel-Landschaft

Mit wachsender Komplexität steigt der Aufwand pro Excel-Tabelle überproportional:

• Mehr Varianten, Produkte, Linien, Werke
• Mehr Nutzer:innen, die „mal schnell“ Spalten ergänzen
• Mehr Reporting-Anforderungen (COO, CFO, Controlling, Energiebeauftragte)

Irgendwann verbringen Mitarbeitende:

• Stunden mit Datenpflege und -bereinigung
• Tage pro Monat mit Erstellung von Reports und Präsentationen
• Zeit mit dem Erklären, welche Zahl aus welcher Datei nun „richtig“ ist

Im Gegensatz dazu ist ein Cloud-MES wie SYMESTIC von Anfang an auf Skalierbarkeit ausgelegt:

• SaaS-Modell, Mandantenfähigkeit, Multi-Site-Architektur
• Standardisierte OPC-UA- und IoT-Anbindung von Maschinen, plus REST-APIs zu ERP & Co.
• Einheitliche Kennzahlen-Definition über alle Linien und Werke hinweg

Compliance, Rückverfolgbarkeit und Audit-Sicherheit

Für viele Branchen (Automotive, Lebensmittel, MedTech, etc.) sind Nachweise Pflicht:

• Welche Charge lief wann auf welcher Maschine?
• Welcher Prüfplan war aktiv?
• Welche Grenzwerte wurden eingehalten oder verletzt?
• Welche Maßnahmen wurden eingeleitet?

In Excel ist das bestenfalls aufwändig, oft gar nicht zuverlässig abzubilden. Versionierung, Manipulationssicherheit und lückenlose Historie fehlen.

Ein professionelles MES wie SYMESTIC erfasst Prozessdaten, Qualitätsinformationen und Traceability-Informationen automatisiert, dokumentiert den Herstellungsprozess und unterstützt „Null-Fehler“-Strategien.

Gerade bei Audits, Kundennachweisen oder Reklamationen ist das ein massiver Risikopuffer.

Kostenvergleich: Excel vs. Cloud-MES (TCO statt Lizenzkosten)

Oberflächlich betrachtet ist Excel „kostenlos“ – die Lizenz ist schon da. Die echten Kosten liegen jedoch in:

• Personalkosten (manuelles Erfassen, Aufbereiten, Korrigieren)

• Fehlerfolgekosten (falsche Entscheidungen, Ausschuss, Nacharbeit)

• Opportunitätskosten (nicht gehobene OEE- und Durchsatzpotenziale)

• IT-/Organisationskosten (Datei-Chaos, Berechtigungen, Backups, etc.)

Dem gegenüber steht ein transparentes SaaS-Modell:

• SYMESTIC „Professional“ startet bei 850 € pro Monat für bis zu 5 Maschinen – inkl. Cloud-Plattform, Updates, Support und Onboarding.

Ein vereinfachter Vergleich:

Wenn man die versteckten Personalkosten, Fehlerrisiken und OEE-Potenziale berücksichtigt, kippt die Rechnung: Ab einem gewissen Reifegrad ist ein MES günstiger als die „Excel-Landschaft“ – trotz SaaS-Gebühr.

Praxisnutzen: Was Unternehmen mit einem MES konkret erreichen

Aus den SYMESTIC-Projekten lassen sich typische Effekte ableiten:

• +20–30 % höhere Produktivität durch faktenbasiertes Shopfloor-Controlling und OEE-Transparenz

• Deutlich weniger Stillstände durch systematische Alarm- und Störungsanalyse

• Reduzierter Ausschuss durch Echtzeit-Überwachung von Prozessdaten und Grenzwerten

• Enorme CAPEX-Einsparungen im Vergleich zu klassischen On-Premise-MES-Lösungen – in einem Fall >95 % CAPEX-Einsparung durch das SaaS-Modell

• Schnelle Einführungszeiten: reduzierte Projektzeiten vom OT-IT-Connect bis zu produktiven Dashboards in Tagen statt Monaten

Diese Effekte sind mit Excel allein nicht realistisch zu erzielen – schlicht weil Echtzeitdaten, Standardisierung und Skalierung fehlen.

Ab wann ist Excel teurer als ein MES? Typische Kipppunkte

Es gibt keinen magischen „Excel-kaputt“-Schwellenwert, aber folgende Signale sind typisch:

1. Mehrere Linien / Werke

   • Sie konsolidieren Daten aus vielen Tabellen, um einen Werks- oder Gruppenblick zu bekommen.

2. Mehrere Rollen mit unterschiedlichen Sichtweisen

   • Werksleitung, Schichtführer, QS, Instandhaltung und Controlling brauchen alle „ihre“ Auswertungen.

3. Hohe Reporting-Frequenz

   • tägliche Shopfloor-Meetings, Wochen- und Monatsreports, OEE-Runden – und ein Großteil der Zeit geht für das Vorbereiten der Zahlen drauf.

4. Regelmäßige Excel-„Feuerwehraktionen“

   • Formeln kaputt, Datei gesperrt, Makro funktioniert nicht, Zahlen stimmen nicht mit ERP überein.

5. Audit- oder Kundenanforderungen an Rückverfolgbarkeit

   • Excel-Daten müssen händisch zusammengesucht werden; Nachweise sind mühsam.

6. Digitalisierungsziele des Managements

   • Industrie 4.0, OPEX-Programme, CO2-Reporting, Energiemanagement – alles auf Excel zu bauen, wird unrealistisch.

Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, ist Excel in Summe teurer und riskanter, als es auf den ersten Blick wirkt.

Checkliste: Ist Ihre Excel-Lösung bereits „zu groß“?

Kurzer Selbsttest:

Ab ~3–4 Häkchen lohnt es, den Business Case für ein MES ernsthaft durchzurechnen.

Wie SYMESTIC den Übergang von Excel zum MES vereinfacht

Ein häufiges Argument gegen MES: „Das ist ein Riesenprojekt, das haben wir schon mal probiert…“. Genau hier setzt das SYMESTIC-Cloud-MES an:

• Schneller Einstieg

  • Maschinenanbindung über standardisierte Gateways (OPC UA, digitale IOs, TANI, etc.) – produktive Daten in Stunden statt Monaten.

• Vorkonfigurierte Shopfloor-Clients & Dashboards

  • OEE, Stillstände, Prozessdaten und Alarme out-of-the-box – ohne monatelange Spezifikationsphasen.

• SaaS-Betrieb inklusive

  • Cloud-Infrastruktur, Backups, Updates und Support sind im Abonnement enthalten – kein eigener Serverpark, keine separate Wartungsverträge.

• Customer Success statt IT-Projekt

  • Onboarding der Key User, Schulungen, Best Practices – mit Fokus auf messbaren Business Impact.

• Kalkulierbarer Einstieg

  • Klarer Monatspreis pro Werk und ein Evaluierungsmodell mit echten Daten – ohne CAPEX-Schock.

Damit wird der Schritt weg von Excel nicht zum Mammutprojekt, sondern zu einem kontrollierten Upgrade – mit klar messbarem Nutzen.

Fazit: Excel behalten, wo es sinnvoll ist – aber den Kern mit MES steuern

Excel wird in der Fertigung nicht verschwinden – und das muss es auch nicht. Für Ad-hoc-Analysen, kleinere Berechnungen oder einmalige Auswertungen ist es weiterhin ein nützliches Tool.

Aber:

• Für den produktionskritischen Kern – OEE, Stillstände, Qualität, Energie, Traceability – ist Excel ab einer gewissen Größe die falsche Plattform.

• Die versteckten Kosten in Form von Fehlern, Aufwand und verpassten Optimierungspotenzialen übersteigen früh die Kosten eines professionellen MES.

• Ein Cloud-MES wie SYMESTIC liefert Echtzeit-Transparenz, Standardisierung und Skalierbarkeit – mit überschaubarem IT-Aufwand und transparentem SaaS-Modell.

Wenn eure internen Fragen bereits lauten: „Haben wir eine Seite, die im Detail zeigt, warum unsere Excel-Lösung eigentlich teurer und riskanter ist als ein professionelles MES?“ – dann seid ihr genau an der Schwelle, an der sich der Umstieg rechnet.