Die Qualifikationsmatrix – auch Skill-Matrix oder Kompetenzmatrix genannt – ist ein Werkzeug zur strukturierten Verwaltung und Visualisierung der Fähigkeiten und Berechtigungen von Mitarbeitenden in der Produktion. Sie beantwortet auf einen Blick: Wer darf welche Maschine bedienen, welchen Prozess ausführen, welche Prüfung durchführen? Und: Wo sind Qualifikationslücken, wer muss als nächstes geschult werden, und wer kann bei Ausfall eines Mitarbeiters einspringen?
Eine digitale Qualifikationsmatrix ersetzt Excel-Tabellen und Papierformulare durch ein System das Qualifikationsstatus in Echtzeit abbildet, Ablaufdaten automatisch überwacht und Qualifikationsnachweise direkt mit Schulungsdokumentation verknüpft. Für produzierende Unternehmen die IATF 16949, IFS Food, BRCGS oder ISO 9001 zertifiziert sind, ist eine nachvollziehbare Qualifikationsmatrix keine optionale Best Practice – sie ist Auditanforderung.
In der Produktion hängt Qualität direkt an der Qualifikation der ausführenden Person. Ein Bediener der eine Spritzgussmaschine rüstet ohne die notwendige Qualifikation zu haben, produziert möglicherweise fehlerhafte Teile – oder verursacht einen Maschinenschaden. Ein Prüfer der eine Sichtprüfung durchführt ohne die erforderliche Schulung zu haben, gibt möglicherweise fehlerhafte Teile frei.
Diese Risiken sind nicht hypothetisch. Bei Produkthaftungsfällen, Rückrufen und Qualitätsaudits ist die Frage nach der Qualifikation der beteiligten Personen regelmäßig Teil der Untersuchung. Wer nicht nachweisen kann dass die ausführende Person qualifiziert war, hat ein Beweisproblem.
Gleichzeitig ist Qualifikationsmanagement ein operatives Steuerungsproblem: Bei Urlaub, Krankheit oder Fluktuation muss bekannt sein wer einspringen kann. Ohne Qualifikationsübersicht entstehen Engpässe die Produktionsausfälle verursachen.
Eine vollständige Qualifikationsmatrix für die Produktion enthält folgende Dimensionen.
Tätigkeiten und Prozesse bilden die eine Achse: Maschinentypen, Produktionsverfahren, Rüsttätigkeiten, Qualitätsprüfungen, Wartungsarbeiten, Instandhaltungsaufgaben und Sonderaufgaben wie Erstmusterbemusterung oder Sauberkeitsanalysen.
Mitarbeitende bilden die andere Achse – gegliedert nach Schicht, Linie, Kostenstelle oder Team.
Die Qualifikationsstufen im Kreuzungspunkt definieren den Status: Nicht qualifiziert, in Ausbildung, qualifiziert unter Aufsicht, selbstständig qualifiziert, Ausbilder für diese Tätigkeit. Manche Unternehmen nutzen vierstufige Systeme mit konkreter Beschreibung je Stufe.
Gültigkeitsdaten sind das kritischste Element: Qualifikationen die regelmäßig erneuert werden müssen – Staplerschein, Anschläger, Ersthelfer, sicherheitsrelevante Maschinenberechtigungen – haben Ablaufdaten die überwacht werden müssen. Eine abgelaufene Qualifikation ist im Audit genauso problematisch wie eine fehlende.
Qualifikationsnachweise: Welches Schulungsdokument, welcher Lehrgang, welche Unterweisung belegt die Qualifikation? Die Verknüpfung zwischen Matrixeintrag und Nachweisdokument ist die Grundlage für Auditfestigkeit.
Excel ist das meistverbreitete Werkzeug für Qualifikationsmatrizen in mittelständischen Produktionsunternehmen – und gleichzeitig strukturell ungeeignet für die Anforderungen die Audits und Haftungsnachweise stellen.
Versionskontrolle ist bei Excel nicht gelöst: Wenn drei Schichtleiter je eine eigene Excel-Datei pflegen, gibt es drei Versionen der Wahrheit – keine davon ist nachweislich aktuell. Im Audit stellt sich die Frage welche Version gilt.
Ablaufüberwachung ist manuell: Wer prüft ob der Staplerschein von Herrn Müller in drei Wochen abläuft? In Excel nur wer aktiv sucht oder ein gesondertes Erinnerungssystem pflegt.
Bearbeitungshistorie existiert nicht: Wer hat wann welchen Eintrag geändert? Im Audit oder Haftungsfall ist diese Frage relevant – Excel beantwortet sie nicht.
Zugriffskontrolle ist kaum umsetzbar: Jeder der die Datei öffnet kann Einträge verändern – ohne Protokollierung.
Ein digitales Qualifikationsmanagementsystem – ob als eigenständige Lösung oder als Modul in einem MES oder HR-System – adressiert diese strukturellen Schwächen.
Zentraler Datenstand: Eine Wahrheit für alle Nutzer – Schichtleiter sehen denselben Status wie Qualitätsmanagement und HR.
Automatische Ablaufüberwachung: Das System erkennt ablaufende Qualifikationen und sendet automatisch Erinnerungen an Verantwortliche – bevor die Qualifikation ausläuft, nicht danach.
Bearbeitungshistorie und Audit-Trail: Jede Änderung ist protokolliert – wer hat wann was geändert und welches Dokument liegt zugrunde.
Verknüpfung mit Schulungsdokumentation: Schulungsnachweise, Unterweisungsdokumente und Zertifikate sind direkt mit dem Matrixeintrag verlinkt – im Audit ein Klick statt ein Archivgang.
Engpassvisualisierung: Wenn Schicht B bei Maschinentyp X nur einen qualifizierten Bediener hat, ist das sofort sichtbar – und kann proaktiv adressiert werden bevor ein Ausfall entsteht.
Freigabesteuerung: In integrierten MES-Systemen kann die Qualifikationsmatrix mit der Auftragssteuerung verknüpft werden: Das System verhindert dass ein Auftrag einer Person zugewiesen wird die für den betreffenden Prozess nicht qualifiziert ist.
Beide Normen fordern in ähnlicher Formulierung dass Kompetenzen der Mitarbeitenden bestimmt, sichergestellt und nachgewiesen werden. Konkret bedeutet das: Die Tätigkeiten die Qualitätsauswirkungen haben müssen identifiziert sein, die erforderliche Kompetenz für diese Tätigkeiten muss definiert sein, die tatsächliche Kompetenz der Mitarbeitenden muss bewertet und dokumentiert sein, und Maßnahmen bei Kompetenzlücken müssen eingeleitet und deren Wirksamkeit bewertet werden.
IATF 16949 geht darüber hinaus und fordert explizit einen dokumentierten Prozess für Schulungsbedarfsanalyse, Schulungsdurchführung und Wirksamkeitsbewertung. Die Qualifikationsmatrix ist das operative Instrument das diese Normanforderungen sichtbar und nachweisbar macht.
Im Audit fragt der Auditor typischerweise: Zeigen Sie mir die Qualifikationsmatrix für Linie 3. Wer darf auf dieser Linie rüsten? Ist Herr Schmidt dafür qualifiziert? Welches Dokument belegt das? Wann läuft seine Qualifikation ab?
Die Verbindung zwischen Qualifikationsmatrix und Produkthaftung ist direkt: Wenn ein Produktionsfehler entsteht und im Haftungsfall untersucht wird wer den Prozess ausgeführt hat und ob diese Person dafür qualifiziert war, ist die Qualifikationsmatrix mit ihren Nachweisen das entscheidende Dokument.
Wer nachweisen kann dass die ausführende Person zum Produktionszeitpunkt gültig qualifiziert war – mit dokumentierter Schulung, Zeitstempel und Unterschrift – hat einen wesentlichen Sorgfaltsnachweis erbracht. Wer das nicht nachweisen kann, steht im Haftungsfall schlechter da.
Wie oft muss die Qualifikationsmatrix aktualisiert werden? Bei jeder Änderung die den Qualifikationsstatus beeinflusst: neue Mitarbeitende, neue Tätigkeiten, abgeschlossene Schulungen, ablaufende Qualifikationen, Versetzungen und Ausscheiden von Mitarbeitenden. Zusätzlich empfiehlt sich eine jährliche Gesamtüberprüfung. In der Praxis bedeutet das bei aktiver Nutzung eine laufende Aktualisierung – was mit Excel kaum konsistent gelingt.
Muss die Qualifikationsmatrix alle Mitarbeitenden oder nur Produktionsmitarbeitende erfassen? Für Qualitäts- und Produktionsnormen ist primär die produktionsnahe Belegschaft relevant – Maschinenbediener, Einrichter, Qualitätsprüfer, Instandhalter. HR-Qualifikationsmanagement für alle Mitarbeitenden ist ein ergänzendes Thema. Die für Audits relevante Qualifikationsmatrix fokussiert auf Tätigkeiten die Produktqualität und Prozesssicherheit direkt beeinflussen.
Was ist der Unterschied zwischen Qualifikationsmatrix und Stellenbeschreibung? Die Stellenbeschreibung definiert was eine Rolle erfordert. Die Qualifikationsmatrix dokumentiert was eine konkrete Person tatsächlich kann und nachweislich gelernt hat. Beide ergänzen sich: Die Stellenbeschreibung definiert den Soll-Zustand, die Qualifikationsmatrix dokumentiert den Ist-Zustand und macht Lücken sichtbar.
Können Qualifikationen auch für externe Dienstleister und Leiharbeiter in der Matrix erfasst werden? Ja – und für Auditzwecke ist das oft erforderlich. Wenn externe Dienstleister oder Leiharbeitnehmer Tätigkeiten ausführen die Qualitätsauswirkungen haben, müssen ihre Qualifikationen nachweisbar sein – genauso wie bei Stammbeschäftigten. Das ist besonders relevant in der Lebensmittelindustrie und in Automotive-Lieferketten mit hohem Leiharbeitsanteil.