Eine MES-Ausschreibung – im Englischen Request for Proposal (RFP) – ist ein strukturiertes Anfragedokument, mit dem MES-Anbieter vergleichbar gemacht werden. Das Ziel ist nicht, Features zu sammeln, sondern Antworten zu bekommen die echte Projektrisiken offenlegen: Implementierungsfähigkeit, Integrationskompetenz, Betriebsmodell, Security und Gesamtkosten.
Die fünf Blöcke einer MES-Ausschreibung
1. Implementierung
Die entscheidenden Fragen hier betreffen nicht Funktionen, sondern Vorgehen. Wie sieht das Standard-Vorgehen für Pilot und Rollout aus – mit konkreten Meilensteinen und Abnahmekriterien? Welche Rollen liefert der Anbieter, welche muss das eigene Unternehmen stellen? Welche Daten und Prozesse müssen vor Go-Live sauber sein? Und was ist Konfiguration, was ist Custom Code?
Wer diese Fragen nicht konkret beantworten kann, wird nach 18 Monaten noch in Workshops sitzen.
2. Datenanbindung und Integrationen
Hier sterben die meisten MES-Projekte. Gefragt werden sollten: Welche Schnittstellen sind produktiv – ERP, PLC/SCADA, Historian, LIMS, BI – mit Referenz-Use-Cases? Wie ist das Integrationsprinzip, was ist Standard, was Sonderfall? Wie werden Fehlerfälle behandelt: Netzausfall, Verzögerungen, Dubletten, Retry, Dead-Letter-Queue? „Ja, können wir" ist keine Antwort.
3. Betrieb nach Go-Live
Viele Anbieter verkaufen Implementierung, aber nicht Betrieb. Welche Verfügbarkeit wird garantiert? Wie laufen Updates – mit Downtime, Rollback, Regressionstests? Wie sehen Monitoring und Incident-Management aus? Wie funktioniert Disaster Recovery mit definierten RPO- und RTO-Werten?
4. Security
Security ist nicht „wir sind sicher", sondern konkrete Kontrollen. Authentifizierung und SSO (SAML/OIDC, MFA), Mandantentrennung bei SaaS, Verschlüsselung in Transit und at Rest, Logging und Auditierbarkeit, Penetration-Test-Frequenz und Disclosure-Prozess sowie Compliance-Nachweise wie ISO 27001 oder SOC 2. In Kombination mit NIS2-Anforderungen wird dieser Block zum Pflichtbestandteil jeder Ausschreibung.
5. TCO – Total Cost of Ownership
Was kostet es wirklich? Lizenzmodell und Preistreiber, einmalige Kosten für Setup, Implementierung und Integrationen, laufende Kosten für Subscription, Hosting und Updates, interne Kosten für IT, OT und Produktion sowie Kosten für Erweiterungen: neue Linie, neue Schnittstelle, neues Reporting. Und Exitkosten: Datenexport, Kündigungsfristen, Unterstützung beim Wechsel.
Drei Kriterien die Anbieter wirklich trennen
Integrationsantworten sind konkret mit Mapping, Fehlerfällen und Monitoring – nicht „wir können OPC UA". Betrieb ist durchdacht mit SLA, Update-Prozess und Disaster Recovery – nicht „machen wir später". TCO ist transparent inklusive Integrationen, Umgebungen und Change-Kosten – nicht „ab X Euro pro Monat".
Minimalstandard für eine MES-Ausschreibung
10 bis 15 Pflichtfragen aus den fünf Blöcken reichen für einen Vergleich der Substanz hat. Dazu drei End-to-End-Use-Cases die jeder Anbieter als Lösungsskizze inklusive Datenfluss beantworten muss. Und ein einheitliches Preisblatt für Implementierung, Betrieb und Erweiterungsszenarien – damit Angebote wirklich vergleichbar sind.
FAQ
Wer sollte an einer MES-Ausschreibung beteiligt sein? Mindestens Produktionsleitung, IT und – wenn vorhanden – OT-Verantwortliche. Qualität und Instandhaltung sollten die Use-Cases beisteuern. Die Entscheidung liegt typischerweise beim COO oder Werkleiter, aber die Anforderungen kommen vom operativen Kern.
Wie viele Anbieter sollte man anfragen? Drei bis fünf ist eine pragmatische Zahl. Weniger als drei gibt zu wenig Vergleichsbasis, mehr als fünf erzeugt Auswertungsaufwand der den Nutzen übersteigt. Eine grobe Vorqualifikation per RFI vor dem RFP spart Zeit.
Was ist der Unterschied zwischen RFI und RFP? Ein RFI (Request for Information) ist eine unverbindliche Voranfrage um den Markt zu sondieren und Anbieter vorzuqualifizieren. Das RFP ist das verbindliche Anfragedokument mit konkreten Anforderungen auf dessen Basis Angebote erstellt werden.
Wie lange sollte eine MES-Ausschreibung dauern? Von Versand bis Angebotspräsentation typischerweise vier bis sechs Wochen. Wer mehr Zeit gibt, bekommt nicht bessere Antworten – sondern mehr Text. Klare Deadlines und ein einheitliches Antwortformat halten den Prozess effizient.
