MES-Ausschreibung (RFP): Aufbau, Fragen und Checkliste

Was ist eine MES-Ausschreibung (RFP)?

Eine MES-Ausschreibung - im Englischen Request for Proposal (RFP) - ist ein strukturiertes Anfragedokument, mit dem produzierende Unternehmen MES-Anbieter vergleichbar machen. Das RFP definiert, welche Informationen ein Anbieter liefern muss, damit sein Angebot bewertet werden kann. Es ist das zentrale Werkzeug der Anbieterauswahl.

Das RFP baut auf dem Lastenheft auf. Das Lastenheft beschreibt die eigenen Anforderungen. Das RFP strukturiert die Anfrage an die Anbieter und definiert das Antwortformat. Ohne RFP bekommt jeder Anbieter seine Anforderungen in einem anderen Format, und die Angebote sind nicht vergleichbar.

Das Ziel eines guten RFPs ist nicht, Features abzufragen. Feature-Listen erzeugen hunderte Zeilen mit "Ja", "Ja mit Konfiguration" und "Ja, in der nächsten Version". Das trennt keinen Anbieter vom anderen. Ein gutes RFP fragt stattdessen nach den Bereichen, in denen MES-Projekte tatsächlich scheitern: Implementierung, Integration, Betrieb, Security und Gesamtkosten.

RFP vs. RFI vs. Lastenheft: Die Unterschiede

Die 5 Blöcke einer MES-Ausschreibung

Ein gutes MES-RFP strukturiert sich nicht nach Funktionsbereichen (OEE, Traceability, Qualität), sondern nach den Bereichen, in denen Projekte tatsächlich scheitern:

Fragenkatalog: Die 20 wichtigsten RFP-Fragen

Die folgenden Fragen decken die 5 Blöcke ab. Jede Frage ist so formuliert, dass eine konkrete Antwort nötig ist, keine Marketing-Aussage.

Block 1: Implementierung

Block 2: Datenanbindung und Integrationen

Block 3: Betrieb nach Go-Live

Block 4: Security

Block 5: TCO (Total Cost of Ownership)

Die 3 Kriterien, die Anbieter wirklich trennen

Feature-Listen trennen keine Anbieter. Jeder MES-Anbieter kann OEE berechnen, Stillstände erfassen und Aufträge verwalten. Was Anbieter trennt, zeigt sich in drei Bereichen:

RFP vs. Proof of Concept: Wann was sinnvoll ist

Ein RFP ist der richtige Weg, wenn formale Anforderungen bestehen (Ausschreibungspflicht, Konzernvorgaben), wenn der Maschinenpark komplex ist (viele Schnittstellen, regulierte Umgebungen) oder wenn mehr als 3 Anbieter verglichen werden sollen.

Ein Proof of Concept (PoC) ist der schnellere Weg, wenn das Ziel klar ist (z. B. OEE-Transparenz als Einstieg), wenn ein Cloud-MES mit modularem Baukasten evaluiert wird und wenn das Unternehmen schnelle Entscheidungswege hat.

In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beides: Ein kurzes RFP mit 10-15 Pflichtfragen zur Vorqualifikation, dann ein PoC mit 1-2 Finalisten an einer realen Linie. Carcoustics hat diesen Weg gewählt: Evaluierung, PoC im Werk Haldensleben, dann Skalierung auf 500+ Anlagen in allen Werken innerhalb von 6 Monaten. Neoperl ist mit einem 4-wöchigen PoC an einer Anlage gestartet, hat die Ergebnisse validiert und dann schrittweise skaliert.

Wie SYMESTIC RFP-Fragen beantwortet

Die RFP-Antworten von SYMESTIC in den 5 Blöcken:

Implementierung: Standardisiertes Onboarding mit 8 Stunden (Professional) oder 12 Stunden (Enterprise). Erste Maschine in Stunden produktiv, nicht Monaten. Modularer Baukasten ermöglicht eigenständige Skalierung durch den Kunden. Schmiedetechnik Plettenberg war nach einem praxisorientierten Workshop mit erster Maschine live.

Integrationen: Produktive ERP-Schnittstellen zu SAP R3 (Meleghy, Carcoustics: bidirektional über ABAP IDoc), Navision (Klocke: unidirektional über Dateischnittstelle), InforCOM (Schmiedetechnik Plettenberg: bidirektional). OPC-UA Cloud Connector für moderne Steuerungen. DI-Gateways für Bestandsanlagen ohne SPS-Eingriff (Klocke: alle Linien über DI-Gateway vernetzt). REST-API für Drittsysteme (CASQ-it bei Meleghy: bidirektionale QA-Anbindung). MQTT-Integration (Carcoustics: IXON IoT Geräte in Azure).

Betrieb: Cloud-native auf Microsoft Azure. Automatische Updates ohne Kundenaufwand (in SaaS enthalten). Support werktags 9-17 Uhr CET, 2 Stunden Reaktionszeit. Priorisierter Support im Enterprise-Tier. 0 % Kundenabwanderung 2024.

Security: Azure Active Directory im Enterprise-Tier. Unbegrenzte individuelle Benutzerkonten. Cloud-Infrastruktur auf Microsoft Azure mit Enterprise-Security.

TCO: SaaS-Modell (OPEX statt CAPEX). Flat-Rate pro Werk. Keine Serverkosten, keine Wartungskosten, keine Update-Kosten. Modularer Baukasten: Kunden erweitern selbstständig, ohne dass für jede neue Maschine ein Anbieter-Projekt nötig ist.

Typische Fehler bei der MES-Ausschreibung

Fehler 1: Feature-Listen statt Problemfragen. Ein RFP mit 200 Feature-Fragen ("Kann das System X?") erzeugt 200 Mal "Ja" und trennt keinen Anbieter. Stattdessen: Use-Cases als End-to-End-Szenarien, die jeder Anbieter als Lösungsskizze inklusive Datenfluss beantworten muss.

Fehler 2: Integrationen nicht abfragen. "ERP-Schnittstelle ist enthalten" steht in jedem Angebot. Aber ob SAP R3 über ABAP IDoc produktiv läuft oder erst entwickelt werden muss, steht dort nicht. Nur wer nach produktiven Referenzen pro Schnittstelle fragt, bekommt ehrliche Antworten.

Fehler 3: Betrieb ignorieren. Das RFP fragt nach Funktionen und Implementierung, aber nicht nach dem Betrieb. Nach Go-Live zeigt sich: Updates verursachen Downtime, Support antwortet langsam, Disaster Recovery ist nicht definiert. Betriebsfragen gehören in jedes RFP.

Fehler 4: TCO nicht normieren. Wenn jeder Anbieter sein eigenes Preisformat verwendet (einer mit Maschinen-Lizenzen, einer mit User-Lizenzen, einer mit Werk-Flat-Rate), sind die Angebote nicht vergleichbar. Ein einheitliches Preisblatt mit definierten Szenarien (10 Maschinen, 50 Maschinen, 200 Maschinen) macht TCO vergleichbar.

Fehler 5: Zu viele Anbieter anfragen. Mehr als 5 Anbieter im RFP-Prozess erzeugen Auswertungsaufwand, der den Nutzen übersteigt. Eine grobe Vorqualifikation per RFI vor dem RFP spart Zeit. Drei bis fünf Anbieter im RFP ist eine pragmatische Zahl.

Häufige Fragen zur MES-Ausschreibung

Wer sollte an einer MES-Ausschreibung beteiligt sein?

Mindestens Produktionsleitung, IT und OT-Verantwortliche. Qualität und Instandhaltung sollten die Use-Cases beisteuern. Die Entscheidung liegt typischerweise beim COO oder Werkleiter, aber die Anforderungen kommen vom operativen Kern. Wer die IT nicht einbindet, bekommt nach Vertragsschluss Schnittstellen-Überraschungen. Wer die Produktion nicht einbindt, bekommt ein System, das niemand nutzt.

Wie viele Anbieter sollte man anfragen?

Drei bis fünf ist eine pragmatische Zahl. Weniger als drei gibt zu wenig Vergleichsbasis. Mehr als fünf erzeugt Auswertungsaufwand, der den Nutzen übersteigt. Eine Vorqualifikation per RFI spart Zeit: 10-15 Anbieter per RFI sondieren, 3-5 davon ins RFP einladen.

Wie lange sollte eine MES-Ausschreibung dauern?

Von Versand bis Angebotspräsentation typischerweise 4-6 Wochen. Wer mehr Zeit gibt, bekommt nicht bessere Antworten, sondern mehr Text. Klare Deadlines und ein einheitliches Antwortformat halten den Prozess effizient. Dazu 2-3 Wochen für Auswertung und Anbieter-Workshops.

Kann ein PoC das RFP ersetzen?

Bei Cloud-MES-Systemen mit modularem Baukasten und transparentem Preismodell: ja, in vielen Fällen. Statt 6 Monate Ausschreibung kann ein Unternehmen in 2-4 Wochen einen PoC an einer realen Linie durchführen und auf Basis echter Ergebnisse entscheiden. Das funktioniert besonders gut bei KMU mit schnellen Entscheidungswegen und OEE-Transparenz als Einstiegsziel.

Was sollte im RFP als Antwortformat vorgegeben werden?

Ein einheitliches Template mit: Pflichtfragen (strukturierte Antwort), 3 End-to-End-Use-Cases (Lösungsskizze mit Datenfluss) und ein Preisblatt mit vorgegebenen Szenarien. Wer das Format nicht vorgibt, bekommt von einem Anbieter 10 Seiten und vom anderen 100 Seiten, und beides ist nicht vergleichbar.

Über den Autor:

Christian Fieg

Head of Sales bei SYMESTIC. Zuvor iTAC, Dürr, Visteon, Johnson Controls. Six Sigma Black Belt. Autor von "OEE: Eine Zahl, viele Lügen".
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