Part Submission Warrant (PSW): Definition und Bedeutung

Der Part Submission Warrant (PSW) ist das abschließende Freigabedokument im PPAP-Prozess (Production Part Approval Process) und bestätigt, dass ein Lieferant alle geforderten Nachweise erbracht hat und in der Lage ist, das Bauteil in Serienqualität und Serienvolumen herzustellen. Er ist keine Qualitätserklärung des Lieferanten an sich selbst, sondern eine formale Bestätigung gegenüber dem Kunden, dass alle PPAP-Elemente vollständig, normkonform und unter Serienbedingungen erfüllt wurden.

Was der PSW ist – und was er nicht ist

Ein verbreitetes Missverständnis in der Lieferkette: Der PSW wird als bürokratisches Abschlussdokument behandelt, das man ausfüllt, wenn alles andere fertig ist. Das ist falsch – und diese Haltung ist die häufigste Ursache für ungültige oder zurückgewiesene PSW-Einreichungen.

Der PSW ist eine rechtsverbindliche Erklärung. Mit seiner Unterzeichnung bestätigt der Lieferant verbindlich, dass die eingereichten Musterteile unter Serienbedingungen – also mit Serienwerkzeug, Serienprozess, Serienmaterial und in Seriengeschwindigkeit – hergestellt wurden. Wenn das nicht der Fall ist und der PSW dennoch unterzeichnet wird, ist das nicht nur ein Qualitätsproblem, sondern ein Haftungsthema.

Ein PSW ersetzt auch nicht die einzelnen PPAP-Elemente. Er ist die Zusammenfassung und Bestätigung, dass alle geforderten Elemente vorliegen – nicht ihr Ersatz.

PPAP-Level und PSW: Was eingereicht werden muss

Der Umfang der PPAP-Einreichung – und damit der Dokumente, die der PSW bestätigt – hängt vom vereinbarten PPAP-Level ab. Die AIAG PPAP-Norm (4. Auflage) definiert fünf Level:

Level 3 ist der Standardfall in der Automobilindustrie. Level 1 klingt einfach – aber auch hier gilt: alle PPAP-Elemente müssen beim Lieferanten vorliegen und auf Anforderung jederzeit vorgelegt werden können. Der Unterschied liegt nur im Einreichungsumfang, nicht in der Dokumentationspflicht.

Die 18 PPAP-Elemente, die der PSW bestätigt

Mit der Unterzeichnung des PSW erklärt der Lieferant, dass alle relevanten der folgenden Elemente vollständig und normkonform vorliegen:

Nicht jedes Element ist für jedes Bauteil verpflichtend – der Umfang hängt von Bauteilkomplexität, Kundenanforderung und PPAP-Level ab. Sicherheitsrelevante Merkmale (Special Characteristics) erhöhen den geforderten Nachweisumfang regelmäßig.

Was auf dem PSW steht – und was häufig falsch ausgefüllt wird

Der PSW-Vordruck nach AIAG-Standard enthält unter anderem folgende Felder:

Teilenummer und Revision: Muss exakt mit der freigegebenen Zeichnung übereinstimmen. Abweichungen – auch kleinste Revisionsfehler – führen zur sofortigen Zurückweisung.

Gewicht des Bauteils: Muss am Serienbauteil gemessen werden, nicht am Prototypen oder CAD-Modell. Abweichungen vom Zeichnungsgewicht über 5 % lösen in der Regel Rückfragen aus.

Einreichungsgrund: Neues Bauteil, Änderung am Design, Änderung am Prozess, Änderung des Lieferanten oder Werkzeugwechsel – der richtige Einreichungsgrund muss korrekt angegeben werden. Ein falscher Einreichungsgrund macht den PSW formal ungültig.

Produktionsmenge und Produktionsstandort: Der angegebene Standort muss exakt der Produktionsstätte entsprechen, an der die Serienproduktion stattfindet. Ein PSW, der für Werk A ausgestellt wurde, gilt nicht automatisch für Werk B – auch wenn derselbe Lieferant beide betreibt.

Unterschrift und Funktion: Der PSW muss von einer autorisierten Person mit Qualitätsverantwortung unterzeichnet werden. Eine Unterschrift ohne Angabe der Funktion oder von einer nicht autorisierten Person ist formal nicht gültig.

Praxis-Warnung: Wann ein genehmigter PSW seine Gültigkeit verliert

Ein genehmigter PSW ist keine dauerhafte Freigabe. Er verliert seine Gültigkeit automatisch und erfordert eine Neueinreichung bei folgenden Ereignissen:

Änderung am Bauteildesign oder der Zeichnung. Wechsel des Rohmaterials oder Sublieferanten für sicherheitsrelevante Komponenten. Verlagerung der Produktion auf einen anderen Standort oder eine andere Fertigungslinie. Wiederaufnahme der Produktion nach einer Unterbrechung von mehr als einem Jahr (kundenabhängig, häufig 12 Monate). Änderungen am Fertigungsprozess, die Special Characteristics betreffen.

In der Praxis wird dieser Punkt regelmäßig unterschätzt. Ein Lieferant wechselt den Unterlieferanten für ein Rohmaterial, informiert den OEM nicht und produziert weiter auf Basis des alten PSW. Wenn der OEM das im Rahmen eines Lieferantenaudits entdeckt, ist das ein Major Finding – der laufende Produktionsfreigabestatus kann entzogen werden.

Praxisbeispiel: PSW-Einreichung für ein Strukturbauteil

Ein Tier-2-Lieferant fertigt Stanzteile für einen Sitzrahmen. Ersteinreichung nach PPAP Level 3.

Das Qualitätsteam hat alle 18 Elemente zusammengestellt. Beim finalen Review vor Einreichung stellt sich heraus: Die Cpk-Werte für zwei Special Characteristics liegen bei 1,52 und 1,48 – der Kundenmindeststandard fordert 1,67.

Option A – PSW trotzdem einreichen: Der Kunde wird die Werte im PPAP-Paket finden und den PSW zurückweisen. Zusätzlich entsteht der Eindruck, dass der Lieferant die Anforderungen nicht kennt oder ignoriert.

Option B – PSW mit Deviation Request einreichen: Der Lieferant dokumentiert die Abweichung transparent, legt einen Maßnahmenplan mit Zieldatum vor und beantragt eine zeitlich begrenzte Sonderfreigabe. Das ist der normkonforme Weg – er zeigt Prozesskompetenz, nicht Schwäche.

Option C – Prozess vor Einreichung stabilisieren: Ursache der Streuung identifizieren, beheben, neue Messung durchführen, dann einreichen. Dauert länger, führt aber zur saubersten Freigabe ohne offene Punkte.

Welche Option gewählt wird, hängt vom Zeitdruck und der Reife des Prozesses ab. Option A ist keine Option.

FAQ: Part Submission Warrant in der Praxis

1. Wer darf einen PSW unterzeichnen? Eine Person mit Qualitätsverantwortung und entsprechender Zeichnungsberechtigung im Unternehmen – in der Regel der Qualitätsleiter, Quality Manager oder eine explizit bevollmächtigte Person. Viele OEMs verlangen zusätzlich die Angabe von Name, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen.

2. Was passiert, wenn ein PSW zurückgewiesen wird? Der Lieferant darf keine Serienteile liefern, bis ein genehmigter PSW vorliegt. Lieferungen auf Basis eines zurückgewiesenen PSW gelten als nicht freigegebene Teile – mit entsprechenden Haftungsrisiken und Lieferstoppgefahr. In dringenden Fällen kann der Kunde eine temporäre Sonderfreigabe (Interim Approval) erteilen, die jedoch zeitlich befristet ist und konkrete Nachbesserungspflichten enthält.

3. Muss der PSW auch bei unveränderter Serienproduktion erneuert werden? Nein – solange keine der oben genannten Änderungsereignisse eintreten. Ein einmal genehmigter PSW bleibt gültig, bis ein Neueinreichungsgrund vorliegt. Viele OEMs führen jedoch regelmäßige Lieferantenaudits durch, bei denen die Aktualität und Vollständigkeit der PPAP-Unterlagen geprüft wird.

4. Gilt ein PSW auch für Ersatzteillieferungen? Nicht automatisch. Für Ersatzteilgeschäfte gelten häufig eigene Freigabeprozesse, die vom Serien-PPAP abweichen. Wenn Ersatzteile aus einer anderen Produktion oder einem anderen Werkzeug gefertigt werden als die Serienteile, ist in der Regel eine separate Einreichung erforderlich.

5. Was bedeutet „Interim Approval" auf einem PSW? Eine Interim Approval ist eine zeitlich und mengenmäßig begrenzte Sonderfreigabe, die der Kunde erteilt, wenn der Lieferant die PPAP-Anforderungen noch nicht vollständig erfüllt, aber Liefertermine es erfordern, Teile bereits zu verwenden. Sie verpflichtet den Lieferanten verbindlich, die offenen Punkte bis zu einem definierten Datum zu schließen. Eine Interim Approval ist kein Normalzustand – sie ist eine Ausnahme mit Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung.

Strategischer Mehrwert

Der PSW ist der letzte Kontrollpunkt vor dem Serienanlauf – und gleichzeitig der Moment, in dem alle vorgelagerten Qualitätsprozesse auf ihre Vollständigkeit geprüft werden. Unternehmen, die PPAP und PSW als strukturierten Prozess betreiben und nicht als Formalität, haben einen messbaren Vorteil: kürzere Freigabezyklen beim Kunden, weniger Rückfragen, weniger Nacheinreichungen und eine stabile Basis für den Serienanlauf. Der PSW ist nicht das Ende des Qualitätsprozesses – er ist der Beweis, dass er funktioniert hat.