Produkthaftung und digitale Dokumentation: Was Hersteller nachweisen müssen

Im Produkthaftungsfall entscheidet nicht nur ob ein Fehler gemacht wurde – sondern ob das Unternehmen beweisen kann was es getan hat um Fehler zu verhindern. Die Qualität der Produktionsdokumentation ist damit kein bürokratisches Nebenthema, sondern die entscheidende Variable zwischen einer abgewehrten Haftungsklage und einem verlorenen Prozess. Wer im Schadensfall keine lückenlosen Produktionsnachweise vorlegen kann, hat strukturelle Beweisschwierigkeiten – unabhängig davon ob sein Produkt tatsächlich fehlerhaft war.

Dieser Glossarartikel fokussiert nicht auf die rechtlichen Grundlagen der Produkthaftung – diese sind im Glossarartikel Produkthaftung Fertigung behandelt – sondern konkret auf die Frage: Was muss dokumentiert sein, in welcher Form, und wie lange?

Warum digitale Dokumentation gegenüber Papier strukturelle Vorteile hat

Der entscheidende Unterschied zwischen papierbasierter und digitaler Produktionsdokumentation liegt nicht im Inhalt sondern in der Beweiskraft und Abrufbarkeit.

Zeitstempel sind bei digitaler Dokumentation automatisch und manipulationssicher – jeder Eintrag trägt den Zeitpunkt der Erfassung. Papierprotokolle die nachträglich ausgefüllt werden haben keinen glaubwürdigen Zeitstempel. Im Haftungsfall prüfen Sachverständige und Gerichte ob Dokumentation zeitnah oder retrospektiv erstellt wurde – und papierbasierte Protokolle können diesen Nachweis oft nicht erbringen.

Vollständigkeit ist bei digitalen Systemen strukturell erzwingbar: Pflichtfelder können nicht übersprungen werden, Prüfschritte können nicht ohne Eintrag abgeschlossen werden. Papierbasierte Protokolle haben immer Lücken – weil unter Zeitdruck, bei Schichtwechsel oder bei Routinemüdigkeit Einträge vergessen werden.

Abrufbarkeit ist im Haftungsfall entscheidend: Ein Sachverständiger oder Richter der eine Produktionscharge aus einem bestimmten Tag vor drei Jahren nachvollziehen will, braucht Stunden im digitalen System und Tage bis Wochen im Papierarchiv – wenn die Unterlagen überhaupt noch vorhanden und lesbar sind.

Revisionssicherheit: Digitale Dokumentation in einem qualifizierten System ist unveränderlich – Korrekturen werden als neue Einträge dokumentiert und der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar. Papierprotokolle können verändert werden ohne dass es nachweisbar ist.

Was konkret dokumentiert sein muss: Die sieben kritischen Nachweisebenen

Ebene 1 – Chargenidentität und -herkunft

Jede produzierte Charge muss eindeutig identifizierbar sein und mit allen eingesetzten Rohstoffchargen verknüpft sein. Das bedeutet: Welche Rohstoffcharge von welchem Lieferanten mit welchem Wareneingangs­datum ist in welche Fertigproduktcharge eingegangen? Diese Verknüpfung muss vorwärts und rückwärts nachvollziehbar sein.

Im Haftungsfall ist das die Grundlage für die Eingrenzung: Ist mein Produkt betroffen? Wenn ja – welche Chargen, welche Mengen, welche Kunden?

Ebene 2 – Prozessparameter und Maschinenzustand

Welche Maschine hat unter welchen Parametern produziert? Temperatur, Druck, Geschwindigkeit, Werkzeugzustand, Rüstparameter – für sicherheitskritische Merkmale müssen Soll- und Istwerte dokumentiert sein. Wenn ein Produktfehler auf einen Prozessausreißer zurückgeführt werden kann, ist nachweisbar ob dieser Ausreißer in den aufgezeichneten Parametern erkennbar gewesen wäre.

Wenn keine Prozessparameter aufgezeichnet sind, kann weder nachgewiesen werden dass der Prozess korrekt war – noch dass er falsch war. Diese Ungewissheit ist für den Hersteller im Haftungsfall ungünstig.

Ebene 3 – Qualitätsprüfungen und Ergebnisse

Welche Prüfschritte wurden für welche Charge durchgeführt, mit welchem Messmittel, von welcher Person, mit welchem Ergebnis? Bei Stichprobenprüfungen: Welche Stichprobengröße, welche Stichprobenmethodik, welches Ergebnis?

Entscheidend ist der Zeitstempel: Prüfungen müssen vor der Freigabe der Charge stattgefunden haben – nicht danach. Digitale Systeme erzwingen diese Reihenfolge. Papierbasierte Systeme lassen Spielraum für nachträgliche Einträge.

Ebene 4 – Freigaben und Verantwortlichkeiten

Wer hat welche Charge mit welcher Berechtigung freigegeben? In regulierten Branchen – Automotive, Lebensmittel, Medizintechnik – sind Freigaben rechtsrelevante Handlungen. Das Rollenkonzept muss definiert sein: Wer darf was freigeben, und was sind die Voraussetzungen für eine Freigabe?

Im Haftungsfall ist die Frage relevant: Hatte die freigebende Person die Berechtigung und die Qualifikation die Freigabe zu erteilen? Und lagen alle erforderlichen Prüfergebnisse vor der Freigabe vor?

Ebene 5 – Abweichungen und Korrekturmaßnahmen

Abweichungen die erkannt und dokumentiert werden sind kein Zeichen von schlechter Qualität – sie sind der Beweis eines funktionierenden Qualitätssystems. Was gefährlich ist: Abweichungen die erkannt aber nicht dokumentiert werden, oder die zwar dokumentiert aber ohne Korrekturmaßnahme abgelegt werden.

Vollständige Abweichungsdokumentation mit Ursachenanalyse und abgeschlossener Korrekturmaßnahme belegt im Haftungsfall dass das Unternehmen systematisch an Qualitätsverbesserung gearbeitet hat.

Ebene 6 – Wartung und Kalibrierung

Waren die eingesetzten Maschinen zum Produktionszeitpunkt gewartet und kalibriert? Prüfmittel müssen kalibriert sein – und die Kalibrierungsnachweise müssen für den Produktionszeitraum vorliegen. Wenn ein Qualitätsproblem auf ein nicht kalibriertes Messmittel zurückgeführt wird, muss nachweisbar sein wann das Messmittel zuletzt kalibriert war und ob es zum Zeitpunkt der Prüfung gültig war.

Ebene 7 – Mitarbeiterqualifikation und Schulungsnachweise

Wer hat welche Produktion durchgeführt? War diese Person für diesen Prozess qualifiziert und zertifiziert? Schulungsnachweise und Qualifikationsnachweise sind Bestandteil der Sorgfaltsnachweispflicht – insbesondere wenn die Qualität der Tätigkeit von der Qualifikation der ausführenden Person abhängt.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange welche Nachweise gesichert sein müssen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entstammen mehreren Rechtsquellen die nebeneinander gelten.

Das Produkthaftungsgesetz setzt eine absolute Verjährungsfrist von zehn Jahren ab Inverkehrbringen des Produkts – was bedeutet dass Produktionsdokumentation mindestens zehn Jahre aufbewahrt sein muss.

Handels- und steuerrechtliche Fristen nach HGB und AO betragen sechs beziehungsweise zehn Jahre für geschäftsrelevante Unterlagen – die Produktionsdokumentation fällt darunter.

Branchenspezifische Anforderungen gehen oft darüber hinaus. Automotive: typischerweise fünfzehn Jahre für sicherheitsrelevante Bauteile, teilweise länger. Medizintechnik: fünfzehn bis dreißig Jahre je nach Produktklasse. Lebensmittel: MHD plus sechs bis zwölf Monate.

Praktische Faustregel für produzierende Unternehmen ohne spezifische Branchenvorgaben: Fünfzehn Jahre für alle sicherheitsrelevanten Produktionsnachweise, zehn Jahre für Standard-Qualitätsdokumentation.

Das schafft ein strukturelles Problem für papierbasierte Dokumentation: Papierarchive über fünfzehn Jahre sind physisch aufwendig, brandgefährdet, schwer durchsuchbar und im Haftungsfall oft nicht zeitgerecht abrufbar. Digitale Archivierung in revisionssicheren Systemen löst dieses Problem strukturell.

Revisionssichere Archivierung: Was das bedeutet

Revisionssicherheit bedeutet dass Dokumente und Datensätze unveränderbar archiviert werden und jede Änderung nachvollziehbar dokumentiert ist. Die Anforderungen an revisionssichere Archivierung leiten sich in Deutschland aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und branchenspezifischen Anforderungen ab.

Für Produktionsdokumentation bedeutet revisionssichere Archivierung konkret: Einmal erfasste Prüfergebnisse können nicht ohne Protokollierung verändert werden. Freigaben sind mit Zeitstempel und Benutzeridentifikation gespeichert. Die Dokumentation ist auch nach Systemwechseln oder Softwareversions­änderungen vollständig lesbar und exportierbar.

Cloud-native Systeme die auf ISO-27001-konformer Infrastruktur betrieben werden und automatische Backup-Routinen mit definierten Wiederherstellungszeiten bieten, erfüllen diese Anforderungen strukturell besser als On-Premise-Lösungen die auf internen Servern laufen die selbst gewartet, gesichert und über Jahre hinweg betrieben werden müssen.

Dokumentation als aktive Haftungsminimierung: Die drei wichtigsten Prinzipien

Prinzip 1 – Zeitnähe: Dokumentation hat nur dann volle Beweiskraft wenn sie zeitnah zur dokumentierten Handlung erstellt wurde. Retrospektive Dokumentation ist erkennbar und im Haftungsfall wertlos oder kontraproduktiv. Digitale Systeme die Dokumentation direkt am Entstehungsort erzwingen – Prüfer gibt Ergebnis am Tablet ein, Maschinenparameter werden automatisch aufgezeichnet – sind die technische Grundlage für zeitnahe Dokumentation.

Prinzip 2 – Vollständigkeit: Lücken in der Dokumentation werden im Haftungsfall gegen den Hersteller ausgelegt. Ein fehlendes Prüfprotokoll für eine bestimmte Charge bedeutet für einen Sachverständigen: Diese Prüfung hat möglicherweise nicht stattgefunden. Vollständige Dokumentation bedeutet keine Ausnahmen – auch nicht bei Zeitdruck, bei Schichtwechsel oder bei offensichtlich guten Chargen.

Prinzip 3 – Abrufbarkeit: Die beste Dokumentation ist wertlos wenn sie im Ernstfall nicht innerhalb von Stunden abrufbar ist. Die Fähigkeit binnen zwei bis vier Stunden vollständige Chargenhistorien zu rekonstruieren ist nicht nur für den Rückruffall relevant – sie ist auch der Nachweis im Haftungsverfahren dass das Unternehmen seine Prozesse ernsthaft dokumentiert hat.

FAQ

Reicht eine ISO-9001-Zertifizierung als Haftungsschutz? Nein – eine ISO-9001-Zertifizierung belegt dass ein Qualitätsmanagementsystem existiert und dessen Anforderungen erfüllt werden. Sie ersetzt nicht die konkrete Produktionsdokumentation für den Haftungsfall. Was zählt ist nicht das Zertifikat, sondern die tatsächlichen Produktionsnachweise für die spezifische Charge die im Schadensfall betroffen ist.

Können digitale Produktionsdaten als Beweismittel vor Gericht verwendet werden? Ja – digitale Dokumente und Datensätze sind als Beweismittel vor deutschen Gerichten grundsätzlich zugelassen. Entscheidend ist ihre Authentizität und Integrität: Es muss nachweisbar sein dass die Daten nicht manipuliert wurden und zum behaupteten Zeitpunkt entstanden sind. Revisionssichere digitale Systeme mit Audit-Trail erfüllen diese Anforderungen.

Was passiert wenn die Dokumentation Lücken hat aber das Produkt nachweislich sicher ist? Fehlende Dokumentation verschlechtert die Haftungsposition auch dann wenn das Produkt tatsächlich fehlerfrei war – weil der Hersteller den Nachweis der Fehlerfreiheit nicht erbringen kann. Gerichte können aus fehlender Dokumentation auf mangelnde Sorgfalt schließen. Das Beweisrisiko liegt beim Hersteller.

Muss die Dokumentation in einem bestimmten Format vorliegen? Gesetzlich ist kein spezifisches technisches Format vorgeschrieben – aber das Format muss die Anforderungen an Lesbarkeit, Abrufbarkeit und Unveränderlichkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum erfüllen. Proprietäre Formate die nach einem Softwarewechsel nicht mehr lesbar sind, erfüllen diese Anforderung nicht. Offene Formate oder standardisierte Exportfunktionen sind für langfristige Archivierung entscheidend.