Ein Genehmigungsworkflow – auch Freigabeprozess genannt – ist eine strukturierte Abfolge von Prüf- und Entscheidungsschritten die festlegt wer was freigeben darf bevor es produktiv wirksam wird. Er kommt überall dort zum Einsatz wo Änderungen Qualität, Sicherheit oder Compliance beeinflussen: Rezepturen, Arbeitspläne, Prüfpläne, Chargenfreigaben, Abweichungen und Sonderfreigaben.
Der Zweck ist klar: kontrollierte Änderungen, dokumentierte Entscheidungen und nachvollziehbare Verantwortlichkeiten – statt direkter Eingriffe ohne Prüfung.
Warum Freigabeprozesse in der Produktion notwendig sind
In realen Produktionsumgebungen ändern sich Maschinenparameter, Produkte, Qualitätsgrenzen und Prozessabläufe laufend. Ohne geregelte Freigaben kann jede Person Änderungen direkt wirksam machen – mit den bekannten Folgen: instabile Prozesse, nicht reproduzierbare Ergebnisse, fehlende Rückverfolgbarkeit und erhebliche Risiken bei Reklamationen oder Audits.
Ein Genehmigungsworkflow stellt sicher dass Änderungen erst nach Prüfung und Zustimmung definierter Rollen – typischerweise Qualität, Engineering und Produktion – wirksam werden.
Genehmigungsworkflow im MES: Wie systemische Erzwingung funktioniert
In einem MES wird der Freigabeprozess nicht durch Anweisung geregelt, sondern systemisch erzwungen. Änderungen werden nicht direkt aktiv – sie werden in einen definierten Prüf- und Freigabezustand versetzt. Erst nach vollständiger Genehmigung durch die konfigurierten Rollen werden sie produktiv genutzt.
Das gilt beispielsweise für das Aktivieren neuer Rezepturen, das Ändern von Prüfregeln, die Chargenfreigabe oder die Übernahme eines geänderten Arbeitsplans. Jede Entscheidung wird mit Benutzeridentität, Zeitstempel und Versionsreferenz gespeichert – unveränderlich und sofort abrufbar. Cloud-native MES-Systeme haben dabei den Vorteil dass Freigabeprozesse standortübergreifend konsistent greifen: Was in Werk A gilt, gilt automatisch auch in Werk B – ohne manuelle Synchronisation.
Zusammenhang mit Qualitätssystemen und Regulierung
IATF 16949, ISO 9001 und GMP-Anforderungen verlangen kontrollierte Änderungen, dokumentierte Entscheidungen und Schutz vor unautorisierten Eingriffen. Digitale Genehmigungsworkflows im MES sind die technische Umsetzung dieser Anforderungen – sie machen aus einer prozeduralen Vorgabe einen systemisch abgesicherten Prozess.
Im Audit bedeutet das: Statt Aussagen über gelebte Prozesse können lückenlose digitale Nachweise vorgelegt werden – wer was wann freigegeben hat, welche Version aktiv war, welche Rollen beteiligt waren.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einem Genehmigungsworkflow und einer einfachen Zugriffsbeschränkung? Eine Zugriffsbeschränkung verhindert dass unbefugte Personen Änderungen vornehmen. Ein Genehmigungsworkflow geht weiter: Er definiert einen mehrstufigen Prüfprozess, erzwingt die Beteiligung definierter Rollen und dokumentiert jede Entscheidung mit Zeitstempel. Zugriffskontrolle ist die Grundlage – der Workflow ist der strukturierte Prozess darüber.
Können Genehmigungsworkflows branchenspezifisch konfiguriert werden? Ja – und das ist in der Praxis entscheidend. Ein Lebensmittelhersteller benötigt andere Freigabestufen als ein Automotive-Zulieferer. Moderne MES-Systeme erlauben die Konfiguration rollenbasierter Workflows je Objekttyp: Eine Rezepturänderung kann einen dreistufigen Prozess erfordern, eine kleinere Parameteranpassung innerhalb definierter Toleranzen einen einstufigen.
Was passiert wenn ein Freigabeschritt abgelehnt wird? Die Änderung bleibt im Entwurfsstatus und wird nicht produktiv. Der ablehnende Nutzer kann eine Begründung hinterlegen. Der Antragsteller wird informiert und kann die Änderung überarbeiten oder eskalieren. Dieser Ablehnungsvorgang ist ebenfalls vollständig dokumentiert – was im Audit oft genauso relevant ist wie die Genehmigung selbst.
