Een competentiematrix (ook skills matrix of kwalificatiematrix) is een tabel met medewerkers in de rijen en werkplekken of taken in de kolommen. In elke cel staat hoe goed iemand die taak beheerst. Zo ziet een ploegleider in één oogopslag wie waar kan worden ingezet, en waar een tekort dreigt.
ISO 9001 verplicht organisaties om vast te stellen welke competenties nodig zijn, ervoor te zorgen dat medewerkers die competenties hebben, en dat vast te leggen (paragraaf 7.2, ISO). Een competentiematrix is daarvoor een gangbaar hulpmiddel.
Niveaus in de matrix
| Niveau | Betekenis |
|---|---|
| 0 | niet opgeleid |
| 1 | in opleiding, werkt alleen onder begeleiding |
| 2 | kan de taak uitvoeren, met af en toe hulp |
| 3 | werkt zelfstandig, ook bij storingen en omstellingen |
| 4 | kan anderen opleiden |
Belangrijk is dat elk niveau per werkplek concreet is omschreven. ‘Zelfstandig’ op een pers betekent iets anders dan op een montagestation. Zonder omschrijving geeft iedere ploegleider er zijn eigen invulling aan.
Rekenvoorbeeld: minimale bezetting
Voorbeeld (fictieve waarden): bij een lasrobotcel moeten per ploeg twee medewerkers met minimaal niveau 3 staan. Er wordt in drie ploegen gewerkt. De afwezigheid door vakantie, ziekte en opleiding ligt op 15%.
Benodigd: 2 × 3 ploegen = 6 medewerkers op niveau 3 of hoger. Met afwezigheid: 6 / (1 − 0,15) = 7,06. Zeven is net te weinig, dus zijn er 8 medewerkers nodig.
| Niveau | Aantal medewerkers |
|---|---|
| 4 | 1 |
| 3 | 4 |
| 2 | 5 |
| 1 | 2 |
Er zijn 5 medewerkers op niveau 3 of hoger. Tekort: 3. Het gemiddelde niveau van de twaalf is 2,3. Dat ziet er redelijk uit, maar het gemiddelde verbergt het tekort. Daarom telt een competentiematrix per werkplek het aantal mensen op of boven het vereiste niveau, niet het gemiddelde. Uit de tabel volgt ook de oplossing: drie van de vijf medewerkers op niveau 2 opleiden tot niveau 3, met de medewerker op niveau 4 als opleider.
Vervaldatum en bijhouden
Sommige kwalificaties gelden maar een bepaalde tijd, zoals een VCA-diploma of een heftruckcertificaat. Een goede matrix toont daarom ook de vervaldatum, zodat de herhalingscursus op tijd wordt gepland.
In de praktijk is het bijhouden lastiger dan het opzetten. Een matrix in een spreadsheet die eens per jaar wordt bijgewerkt, toont na een paar maanden een situatie die niet meer bestaat. Koppel het bijwerken aan vaste momenten: na elke opleiding, na elke wisseling van werkplek, bij elke beoordeling.
Een matrix opzetten
Begin met de werkplekken die de doorzet bepalen of waar fouten het duurst zijn, niet met de hele fabriek. Leg per werkplek vast welke taken erbij horen (bedienen, omstellen, storingen verhelpen, kwaliteitscontrole) en wat elk niveau concreet betekent. Laat de beoordeling doen door iemand die het werk kent, liefst samen met de medewerker zelf. Bepaal per werkplek en ploeg de minimale bezetting op niveau 3, zoals in het rekenvoorbeeld. Hang de matrix zichtbaar op de afdeling op: medewerkers zien dan zelf waar ze kunnen groeien, en ploegleiders zien waar opleiding het eerst nodig is.
Bezetting aan de werkplek in SYMESTIC
In SYMESTIC melden medewerkers zich aan op de werkplek. Per segment kan worden vastgelegd aan welke personele voorwaarde moet zijn voldaan voordat de productie start. SYMESTIC vervangt geen competentiematrix, maar laat zien wie werkelijk op welke werkplek heeft gewerkt, als controle op wat de matrix zegt.
Bronnen
Gerelateerd: Shopfloor management · Digitale werkinstructies · Kwaliteitsmanagement · Gemba walk · Operational excellence
Zie SYMESTIC aan de hand van uw eigen use case
In de gratis live demo laat een productexpert u op het draaiende platform zien hoe OEE, stilstanden en de koppeling van uw machines en ERP er concreet uitzien.
- OEE live
- Stilstand en oorzaken
- Machines en ERP koppelen
