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Le 5S sono cinque pratiche per il posto di lavoro, indicate con parole giapponesi che iniziano con la S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. In italiano le dispense triestine le rendono con separare, semplificare, spazzare, standardizzare e sostenere. Le stesse dispense le presentano come una strategia per ridurre lo spreco di tempo, con il principio «un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto, pulita e pronta per l'uso». Più avanti si vede che cosa chiede ogni passo, come si verifica e quanto tempo può recuperare una sola postazione.
I cinque passi in pratica
Secondo le dispense dell'Università di Trieste la prima S consiste nel liberarsi di ciò che non serve per l'attività; lo strumento sono i cartellini rossi e gialli, la regola «in caso di dubbio, eliminare». La seconda dà a ogni oggetto la sua posizione con sagome e aree segnate. Si parte dalla frequenza d'uso, si sceglie il contenitore, si fissa il suo posto e lo si etichetta. La terza è la pulizia quotidiana, intesa come forma di ispezione per far emergere subito anomalie. La quarta fissa le regole in procedure scritte con grafici e fotografie. La quinta tiene vivo il metodo nel tempo.
Il glossario del Lean Enterprise Institute aggiunge due avvertenze. Toyota usa tradizionalmente solo quattro S e lascia cadere la quinta, perché i suoi audit giornalieri, settimanali e mensili del lavoro standardizzato la rendono superflua. E avverte contro i programmi 5S burocratici, che aggiungono regole e guardano più all'aspetto ordinato che ai problemi che il metodo dovrebbe far emergere.
Come si misura la quinta S: l'audit
La disciplina è il passo più difficile da quantificare. Una tesi del Politecnico di Torino sull'attuazione delle 5S in uno stabilimento (anno accademico 2019/2020) lo risolve con liste di controllo: un audit mensile fra i reparti, un foglio Excel con ciò che si valuta per ciascuna S, lo standard di valutazione e gli scostamenti rilevati, più un piano d'azione per correggerli. Gli scostamenti vengono registrati ogni mese e si tiene traccia della loro chiusura.
Una scheda di audit semplice, costruita da noi sullo stesso schema, può avere cinque righe con punteggio da 0 a 4.
| Passo | Domanda dell'audit | Punti (0 a 4) |
|---|---|---|
| Separare | Sul banco c'è solo ciò che serve al lavoro in corso? | 3 |
| Semplificare | Ogni utensile ha un posto segnato e lo si trova in meno di 30 secondi? | 2 |
| Spazzare | Banco e macchina sono puliti a fine turno, con le anomalie annotate? | 3 |
| Standardizzare | Le regole sono scritte, con foto, e visibili sul posto? | 2 |
| Sostenere | L'audit del mese scorso è stato fatto e gli scostamenti chiusi? | 1 |
| Totale | 11 su 20 |
Il totale è 3 + 2 + 3 + 2 + 1 = 11 punti su 20, cioè il 55 %. Per decidere dove intervenire serve la riga con il punteggio più basso, qui la quinta, perché mostra dove il metodo cede. Se due reparti confrontano il totale senza usare la stessa scheda, il confronto non significa niente.
Un calcolo sul tempo di ricerca
Calcolo illustrativo, senza misure reali. Un operatore cerca un utensile 12 volte per turno e ogni ricerca costa in media 1,5 minuti, cioè 12 × 1,5 = 18 minuti al turno. Dopo la sistemazione delle sagome la ricerca dura 0,3 minuti: 12 × 0,3 = 3,6 minuti. Si recuperano 18 − 3,6 = 14,4 minuti per turno e, su 220 turni all'anno, 14,4 × 220 = 3.168 minuti, ossia 52,8 ore per postazione. I numeri vanno misurati con un cronometro per una settimana e non stimati a memoria.
La stessa cifra non indica un risparmio finché il tempo recuperato non viene usato: se la postazione resta ferma per mancanza di ordini, le 52,8 ore restano ore di attesa.
Un avvio realistico
Per la prima e la seconda S le dispense di Trieste indicano di coinvolgere il gruppo 5S, gli operatori della postazione e il responsabile di reparto; per le altre tre bastano gli operatori, con il gruppo 5S nella quinta. Per la pulizia assegnano responsabilità chiare agli operatori e chiedono di verificare ogni giorno la prima S. Il consiglio che segue è nostro e non viene da una fonte: partire da una sola postazione, fare la prima S in un'ora con cartellini rossi, fotografare la situazione prima e dopo, ed estendere il metodo al banco vicino solo dopo un mese di audit. Un'estensione immediata a tutto il reparto rischia di produrre un ordine di facciata, difficile da mantenere al primo picco di lavoro.
Che cosa le 5S non fanno
Una postazione ordinata non spiega da sola perché la macchina si ferma. Le 5S rendono i problemi visibili, ma il numero e la causa dei fermi si leggono altrove. SYMESTIC registra i fermi macchina con la loro causa e offre un registro di turno digitale. La frequenza di certi fermi si confronta così sulla stessa macchina prima e dopo l'intervento. Chi vuole vederlo sul proprio caso d'uso può prenotare la demo gratuita.
Fonti
- Università di Trieste (C. Pantanali): Organizzazione del posto di lavoro, 5S e controllo visivo (dispense)
- Lean Enterprise Institute: 5S
- Politecnico di Torino (P. Iglesias Granados): Implementazione del metodo 5S in un impianto di produzione, tesi magistrale 2020
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